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Indeedから応募が来たらその後は⁉応募者との連絡の仕方について

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 平均読み取り時間:7分

こんにちは!EveryFineです!

Indeed広告をご利用されている方も多くいらっしゃるかと思いますが、

今回は実際にIndeedから応募があった後、どのように応募者と連絡を取っていくのが良いか見ていきましょう。

1.Indeedからの応募の確認の仕方

まずはIndeedから応募があったかどうかの確認をしましょう。

Indeedへの広告掲載方法が直接投稿の場合は設定した受信先アドレスに下記のようなメールが届きます。

今すぐ返信するという画面上の青いボタンを選択すれば応募者にメールで返事することができます。

また、クイック返信という定型文が予め入ったメールを送信することもできます。

とりあえず、応募者に取り急ぎ早く返事だけでも行いたいという方は、

  • まだ関心をお持ちですか?
  • こちらの勤務地は通勤可能でしょうか?
  • ・ぜひお電話にてお話させて頂ければと思います。ご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。

のいずれかを選択し返信しましょう。

電話番号を入力してくれている応募者ですと電話でコンタクトを取ることもできます。

応募があった際1件ずつメールで確認しながら対応するという方であれば上記の方法で基本的に問題なく応募者と連絡を取れます。

しかし、応募者数が多い企業様であったりすると受信メールもかなりのものになります。

応募に関するもの以外にも社内外問わず業務でメールはたくさんしますよね。

そうするとどこまでこの応募者とやりとりを行ったかどうか管理するのが大変になってきます。

そこでIndeedの応募者管理画面を紹介します。


2.応募者管理画面とは?

Indeedの応募者管理画面では今まで応募があった方を一覧で確認することができ、

メッセージのやり取りも管理画面上でそれぞれ個別で行ったり、選考状況のステータスも管理できます。

まずは応募者管理画面にログインしましょう。

ログインするには、

①企業アカウント作成時に登録したメールアドレスとパスワードでログイン

②管理者(Indeed)に招待してもらう

どちらかでログインが可能になります。

代理店に運用をお任せしている企業様は代理店に権限付与を付与して欲しいメールアドレスを伝えましょう。

そうすると代理店からIndeedへ申請を行ってくれるので、後日Indeedから指定したメールアドレスに下記のようなメールが届きます。

赤枠の「招待を承認する」をクリックすると、下記画面に遷移しますのでメールアドレスを入力し、パスワードを設定します。

メールアドレスとパスワードを入力後、「アカウントを作成」をクリックすると応募者管理画面にログインできるようになります。


3.応募者管理画面の使い方

それでは実際に応募者管理画面にログインして何ができるのか見ていきましょう。

Indeedにログインして、画面左上のダッシュボードを押すと、以下のような自社の管理画面を確認することができます。

ここでは選考中の応募者の情報や次に行う予定、メッセージのやり取りなどを確認できます。

※代理店に広告運用をお任せしている企業様は概要、応募者、メッセージの3つのタブのみしか表示されません。

(1)「応募者」タブ

「応募者」タブでは応募者の詳細を一覧で確認することができます。

それぞれの応募者の選考状況やメッセージをこちらの画面から送信することができます。

「職種名」や「ステータス」を選択することで、確認したい応募者の情報も絞ることができます。

応募者一覧画面で、応募者の氏名をクリックするとメールアドレスや電話番号、生年月日等、応募者の詳細情報が確認できます。

①電話番号を表示

「電話番号を表示」をクリックすると応募者が登録した電話番号が表示されます。

応募者の電話番号は任意入力項目となっているため、応募者が登録しなかった場合はこの項目は表示されません。
(※生年月日や性別等は求人自体に予め質問設定をした上で、応募者が回答していないと表示されません。)

②ステータスラベル

その応募者に対する「関心の有無」「ステータス」を設定できます。これにより採用担当者はそれぞれの応募者に連絡しているのかどうか、

どの程度まで採用プロセスが済んでいるのかを一覧画面でも確認ができるようになります。

ここで設定したステータスは、応募者一覧画面で確認できるほか、絞り込みにも使用することができます。

それぞれ関心度の設定は応募者には通知されません。

③メッセージを送信

「メッセージを送信」をクリックすると、応募者にメッセージを送ることができます。

※注意※
全てのメールアドレスは「@indeedemail.com」のドメインに変換されます。

④面接を予約する

「面接を予約する」ボタンを選択すると、編集画面が開きます。

日付や開始時刻、終了時刻、面接形式や場所、メッセージ本文を入力することで、応募者に対して面接オファーを送ることができます。

(2)「メッセージ」タブ

すべての応募者とのやり取りを簡単に確認することができます。

過去のやりとりもチャット形式で確認可能です。やり取りは応募者ごとに最新20件まで保存されます。

テンプレート機能もあり、「応募へのお礼」「採用通知」などの定形文を保存しておくことができます。

応募者のステータスを「不採用」にすると自動で不採用通知の送信画面が出る「自動不採用メール」機能も用意されています。


4.応募者フォローのポイント

ここまでで大体の応募者との連絡の仕方が分かったとは思いますが、本当に大事なのは実際に応募後のフォローをしっかり行うことです。

Indeedは無料で気軽に掲載ができるため、多くの企業様が導入されています。

しかし、応募後の対応が適切にできてる企業とできていない企業で採用率も大きく差が出てきてしまいます。

しっかりと採用につなげるため応募後フォローのポイントを2つかご紹介します。

(1)応募後の返信を迅速に!

これが正直一番大事です!応募が来たらなるべくすぐに電話でもメールでもいいので返信をしましょう。

応募者は他社の求人にも応募している可能性が非常に高く、対応が遅いと応募者の温度感も変化していきます。

応募後の企業側の対応ひとつひとつも応募者が企業を評価する判断材料になります。

よく聞くのは応募のメールに気づくのが遅れ、応募から数日経った後に連絡したら、連絡がつかなくなった、

他社にもう決めたと言われ採用に至らなかったというケースです。

先程紹介した自動返信メールやクイック返信などを活用し、スピーディーに連絡をしましょう。

(2)応募フローの見直し

応募者の多くは履歴書を回避する傾向があります。

理由としては簡単で「履歴書を作成するのが面倒だ!」だからです。

企業が応募者を見極めたいのと同様に、応募者も企業を選ぶ立場にあるため、

まずは「会ってお互いを知る」「職場の雰囲気を見てもらう」ということを優先しましょう。

履歴書だけを見ても、実際に会わないとわからない事のほうが多いです。

とはいっても、仕事するのに必要な条件やスキルがあるというのであれば予め求人票に記載することで対処できます。

近年こういった求職者の動向を踏まえ、履歴書不要でまずはお互いの事を知るための「カジュアル面談」を導入する企業も増えています。

応募者にとっても応募までのハードルを下げることで応募もしやすくなります。

面接回数も複数回行っている企業も面接回数を一回だけにするという方法も有効ですので検討してみてください。


5.まとめ

今回はIndeedの応募後からのやりとりや管理画面の使い方、フォローのポイントまでお伝えしました。

これらの機能を使ってぜひ採用率を上げていきましょう。

お問い合わせはこちら

03-5459-4073          fines-help@e-tenki.co.jp

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