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メールの署名欄でアピールができる?

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 平均読み取り時間:5分

こんにちは!EveryFineです!

メール署名を設定してメールのやり取りを行っているでしょうか?

メール相手に企業や個人をアピールするチャンスなので、
初歩的な書き方から目立ち方までご紹介させていただきます。

1.メールに署名が必要な理由

署名は、送信者の名前や会社、電話番号などの情報を載せ、
「自分が何者であるか」を伝えるために用います。

また、署名にメールアドレスやホームページのURLなど、
社外の方に必要になる可能性のある情報を載せておくことで、
相手とスムーズに連絡を取れたり、円滑に取引を行えるといった効果も期待できます。

また、直接会うことができない相手には、署名が名刺代わりの役割を果たします。

2.メール署名の基本的な構成

署名には、必要事項はしっかり記入しますが、
無駄な情報を入れすぎて見づらくならないように意識しましょう。

署名に入れる基本の項目は下記の通りです。

  • 会社名
  • 所属する部署、課
  • 役職
  • 担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • ホームページ等のURL

署名に入れる順番もこの項目の順に入れていくのが基本となります。

メール署名を作成する時のポイント

署名を書く際には、受け取った側がコピー&ペーストしてデータとして保存しやすいように、
項目ごとに改行しておきましょう。

悪い例

改行なし、情報を繋げて記載
――――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社ファインズ △△部 ××課 主任 良い天気 ファイン 〒000-0000 東京都〇〇〇〇 TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000 Mail:××××××××@××××.co.jp URL:http://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――――

改善例

【良い例】改行あり、情報ごとに改行
――――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社ファインズ △△部 ××課
主任 良い天気 ファイン
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail:××××××××@××××.co.jp
URL:http://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――――

改行していない場合、情報を保存する際に見づらく、

1つ1つがどんな情報かを理解するまでに時間がかかってしまいます。

改行されている場合は情報1つ1つがわかりやすく何の情報かを瞬時に理解することができ、

相手にとって使いやすく見た目も綺麗な署名になります。

3.自動的に挿入する設定

署名をテキストで管理しメールを送信する度にコピー&ペーストするのは手間ですので、

署名を使用する際には自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。

ほとんどのメールソフトやメールサービスでは、自動的に署名を挿入できる機能があります。

今回はビジネスシーンで使われることが多いGmailでの設定方法を簡単にご紹介します。

Gmailでの設定方法

①画面右上の歯車のマークをクリックし「設定」を選択
②全ての設定を表示を選択

 

「全般」をクリック
④「署名」の項目で、新規作成し署名の名前を入力

 

⑤編集ボックスに署名を記入

 

⑥画面最下部までスクロールして「変更保存」をクリック

 

デフォルトの署名項目で新規メール時に署名をつけるなどの設定を行えます。

4.担当者とのやり取りをスムーズに行う秘訣

メールに署名をつけることで、やり取りしている相手の連絡先や担当者が

明確に電話で連絡を行う際にも担当者に繋がりやすくなりますので、

些細で面倒な修正ではありますが設定してみてはいかがでしょうか。

修正依頼の電話連絡もメールに署名があることで、

スムーズに担当者に繋がる情報の1つになりますので是非設定よろしくお願いします。

5.署名の会社紹介にプロモーションムービーを活用しよう!

署名に動画を使った会社紹介を行う企業もいます。

署名にYouTubeに投稿されている動画のリンクを記載すると、

受け取り側には下記のように表示さます。

 

もし会社紹介などのプロモーションビデオをお持ちでない場合、

弊社では動画制作も行っていますので検討してみてはいかがでしょうか?

【動画制作実績】
①約4年で約4000本の動画制作実績
②業界屈指の触れる動画の実績

【特徴】
動画制作から編集までワンストップ!
動画活用の仕方を踏まえた動画制作を行えます。

ご興味がある方はファインズまでご相談ください。

お問い合わせはこちら

03-5459-4073          fines-help@e-tenki.co.jp

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