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メールの署名欄でアピールができる?Outlook編

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 平均読み取り時間:5分

こんにちは!EveryFineです!

メール署名を設定してメールのやり取りを行っているでしょうか?

メール相手との連絡をスムーズに行うことのできる情報なので
ご参考にしていただければ幸いです。

1.署名の構成とテンプレート

メールに署名が必要な理由につきましては
メールの署名欄でアピールができる?Gmail編』の記事で詳細を記載していますので
この記事では良い署名の構成とテンプレートの幾つか紹介していきたいと思います。

(1)署名の基本的な構成

メール署名はまず送信が何者であるかを正確に伝える必要があるため、
余計な情報を含めすぎず、かつ重要な情報は必ず記載してください。

  • 会社名
  • 住所
  • 所属部署や課
  • 役職
  • 氏名
  • 固定電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • 携帯電話番号
  • (ある場合)webサイトのURL
  • 必要な場合はお知らせ

(2)署名のテンプレート

装飾に工夫を加えてインパクトがありその企業にあった個性的な署名を作ることで
受信側に印象を残すことができます。

また場面に応じてテンプレートを用意しておくのも良いかもしれません。

シンプルな署名例

装飾なしでシンプルなデザイン、様々な場面で送るメールに活用できます。

署名に入れる順番もこの項目の順に入れていくのが基本となります。

――――――――――――――――――――――――――――――――
株式会社ファインズ △△部 ××課 
主任 良い天気 ファイン 
〒000-0000 東京都〇〇〇〇 
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000 
Mail:××××××××@××××.co.jp 
URL:http://×××××××××.×××
――――――――――――――――――――――――――――――――

インパクトがある個性的な署名例

装飾に工夫を加えてインパクトがある個性的な署名にしましょう。

印象に残りやすく覚えてもらえる確率が高くなります。

インパクトを演出する場合は、特に印象に残しアピールできるようなデザインにします。

┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬──┬─┬─┬─
┴┬ ─株式会社ファインズ
┴┬ ─部署─ △△部 〇〇課
┴┬ ─役職─ 主任
┴┬ ─NAME─ 良い天気 ファイン
┬┴ ─TEL─ 00-0000-0000
┬┴ ─FAX─00-0000-0000
┬┴ ─携帯電話番号:00-0000-0000
┴┬ ─Mail─ @****.co.jp
┬┴ ─URL─(自社サイトのURL)
┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬┴┬
─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴

おしゃれな署名

デザイン関係の顧客や女性に向けて送るメールは、
少し凝ったおしゃれな装飾を署名に使用してもよいと思われます。

┏━┳━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
┃ ★━…‥ 株式会社ファインズ △△部 〇〇課 主任
┃ ★━…‥ 良い天気 ファイン / Every Fine
┃ ★━…‥ 〒000-0000 東京都〇〇
┃ ★━…‥ TEL: 00-0000-0000/FAX: 00-0000-0000
┃ ★━…‥ 携帯電話番号:00-0000-0000
┃ ★━…‥ Mail:@****.co.jp
┃ ★━…‥ URL:(自社サイトのURL)
┗━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

ビジネスに適した署名

シンプルなものでは物足りないけれど、
ビジネスで使用するから個性を出し過ぎるのも憚られる
という方におすすめの署名が以下のようなスタイルです。

“”””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””
株式会社ファインズ △△部 〇〇課
主任 良い天気 ファイン
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
携帯電話番号:00-0000-0000
Mail:@****.co.jp
URL:(自社サイトのURL)
“”””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””””

様々な署名のテンプレートを紹介いたしましたが、
ほんの一例ですので企業や贈り側に応じた署名を使い分けて行きましょう。


2.Outlookでの署名の設定方法

署名をテキストで管理しメールを送信する度にコピー&ペーストするのは手間ですので
署名を使用する際には、自動的にメールに署名が挿入されるよう設定しておきましょう。

今回は使用されている方も多いOutlookでの署名の設定方法を紹介いたします。

(3)署名の作成方法

  1. 「挿入」タブを開き、タブ内にある「署名」をクリックする
  2. 署名タブをクリックすると「署名とひな形」というダイアログボックスが開かれるので、「新規作成」をクリック
  3. 署名に登録したい名前を入力して「OK」をクリック
  4. 「署名の編集」の下のボックス部分に登録したい内容を入力し、「OK」をクリックしたら署名が設定される

 

 

 

(4)署名をメッセージに挿入する方法

  1. 「挿入」タブを開き、「署名」をクリックする
  2. 自分の作った名前の署名が表示されるので選択してクリックする

3.担当者とのやり取りをスムーズに行う秘訣

メールに署名をつけることでやり取りしている相手の連絡先や担当者が
明確に電話で連絡を行う際にも担当者に繋がりやすくなりますので
些細で面倒な修正ではありますが設定してみてはいかがでしょうか。

修正依頼の電話連絡もメールに署名があることで
スムーズに担当者に繋がる情報の1つになりますで是非設定よろしくお願いします。

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03-5459-4073          fines-help@e-tenki.co.jp

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